Gazdasági Ismeretek | Kontrolling » Ellenőrzés összefoglaló

ELLENŐRZÉS Szabályoknak, törvényeknek megfelelő működés elősegítése a cél. Negatív hatások: visszaélés, nem megfelelő ellenőrzési eljárás Tükrözi a társadalom fejlettségét is. Kiválasztási rendszer jó-e: az ellenőrzést végző, ellátó elég felkészült-e, szakképzett-e 1990. 0101-től teljesen megújuló ellenőrzési rendszer Mo-n Előtte is voltak már ellenőrző szervek, az alapok megvoltak (1830-tól létezett) Ellenőrzés szabályozása (hiearchikus rendszerben) Nemzetközi Ellenőrzési szabv. Jogszabályok - Alkotmány - Törvények - Kormányrendeletek - Önkormányzati rendeletek - Miniszteri rendeletek Állami irányítás egyéb jogi eszközei - Országgyűlési határozatok - Kormányhatározatok - Miniszteri utasítások Belső szabályzatok - Szervezeti, működési szabályzat - Ügyrend, Ellenőrzési rend - Munkaköri leírás - Egyéb belső szabályzatok Útmutatások - Útmutatók - Kézikönyvek Hazai Ellenőrzési

szabványok Ellenőrzés: céltudatos tevékenység (fogalom, stb. a jegyzetben) ↓ Tények Ellenőrzés | Megfigyelés | ↓ Összehasonlítás, elemzés ↕ Értékelés ↓ Javaslattétel ↓ Realizálás 1 ↓ Követelmények (szabályok, normák, szabványok,előírások) Olyan kialakított intézkedési rendszer, mely intézkedések tények, következtetések egyeztetésére alkalmasak. Magyar gazdaság ellenőrzési rendszere 6 szintes, nagyfokú kapcsolatrendszer van közöttük: Államhatalmi └ Államigazgatási └ Tulajdoni, tulajdonosi └ Hitelintézeti └ Belső └ Könyvvizsgálati Cél: mindig az általa képviselt érdek határozza meg Tárgya: az a cselekménysorozat, amire vonatkozik az ellenőrzés Módszer: célja és tárgya együttesen határozza meg, hogy melyiket választjuk Rendszer Követelményei Ellenőrzés Teljesség: az egész gazdaság területét fogja, fedje le Hézagmentesség: ellenőrzési időszakok fedjék egymást, ne legyen

közöttük hézag Rendszeresség: ismételni kell az ellenőrzést, meghatározott időszakonként Racionalitás Hatékonyság Törvényesség Megalapozottság Vezetés irányítás szolgálata Ellenőrzés szerepe a vezetésben: - vezetés döntései végrehajtásának alakulása, helyességének bemutatása - segít a hibák keletkezésének megelőzésében - feltárja a kitűzött céloktól eltérés okait, mértékét, felelősét Csoportosítása:  Vertikális Ellenőrzést végző szempontjából:  Külső  Belső Irányultsága szerint:  Szabályszerűségi  Teljesítmény (mérhetőség feltétel) Sajátos fajtái:  Elővizsgálat  Próbavizsgálat  Kiegészítő ellenőrzés  Kapcsolódó ellenőrzés  Önellenőrzés Tárgya szerint:  Átfogó ellenőrzés  Témavizsgálat  Célvizsgálat  Utóvizsgálat Időpont szerint:  Előzetes  Egyidejű  Utólagos Gyakoriság szerint:  Állandó  Időszakos  Esetenkénti

Szervezés szempontjából:  Horizontális 2 Ellenőrzés dokumentálás módszerét illetően: • Találkozó típusú (1-2-3-ad példányok összevetése,találkoztatása) • Összefüggésekre alapozott (több különböző dokumentumon, bizonylaton lévő adatot, információt azok összefüggésében egyeztetik) Terminológiai nehézségek:  Ellenőrzés és audit (ellenőrzés = audit)  Audit és könyvvizsgálat (p.ügyi audit = könyvvizsgálat)  Internal control, internal audit (belső ellenőrzés, belső audit – ellenőrzés lefolytatása –szabályzatot jelöli)   Szinonímák az angol terminológiában Átfogó ellenőrzés (p.ügyi –gazdasági – tűzvédelmi, stb.) Ellenőrzés: elszámoltató, hatékonyság növelő, segítő tevékenység Célja (társadalmi): • Károk megelőzése • Korrupció elleni harc • • Hatalomkoncentráció megakadályozása Hatalmi ágak kölcsönös kontrollja Az ellenőrzés munkaszakaszai

Megszervezésének definíciói: • Egy ellenőrzést végző szervezet, részleg, csoport vagy személy meghatározott időszak alatt végzendő ellenőrzési tevékenységének rendszerbe foglalása, meghatározása. • Egy-egy ellenőrzés végrehajtásának megszervezése Munkaszakaszai: 1. Előkészítés 2. Felkészülés 3. Helyszíni vizsgálat 4. Írásbafoglalás 1. Előkészítés  Célkijelölés  Szükséges információk összegyűjtése, tanulmányozása az ellenőrzési feladatok meghatározásához  Konkrét ellenőrzési feladatok kialakítása  Ellenőrzött részlegek, területek meghatározása  Ellenőrzéshez bevonni kívánt szakértők kiválasztása  Ellenőrzés időbeosztása Ellenőrzési feladatok kialakítása: 2 alapvető követelmény - Rendszerezettség - Feladatok realitása Az előkészítés végterméke az Ellenőrzési program. 2. Felkészülés • Szakirodalom tanulmányozása • Ellenőrizendő szervezet belső

szabályzatának tanulmányozása • Szakértői konzultáció • A vizsgálandó egység korábbi • Tapasztalatcsere ellenőrzéseinek, tervek, beszámolók • Jogszabályok, vezetői utasítások, előírások megismerése megismerése • Korábbi ellenőrzések nyomán tett intézkedések hatékonysága, esetleg hiányossága 3 • • 3. Ellenőrzés végrehajtása – 3 módszer Helyszíni • Folyamatos adatszolgáltatáson alapuló Beszámoltatós Helyszíni ellenőrzés eredményessége függ: o Tanulmányozást igénylő anyagok kiválasztása o Összehasonlításhoz kigyűjtött adatok o Vizsgálat céljainak leginkább megfelelőek meghatározásától o Előbbiekre támaszkodó megalapozott következtetések kialakításától 4. Megállapítások írásba foglalása • Ellenőrzési jelentés • Ellenőrzési jegyzőkönyv Ellenőrzési jelentés: nem szabályozott ellenőrzés (pl. belső ell), hatékony, felelősség kérdését el lehet kerülni. De ha

olyat állapít meg, ahol van személyi felelősség, akkor azt is kell tartalmaznia. Ellenőrzési jegyzőkönyv: amikor jogszabályi és személyi felelősséget(meg kell állapítani) állapít meg. Az ellenőrzési jelentés, jegyzőkönyv 3 fő része: 1.rész: Bevezető 2.rész: Kifejtő: megállapítások - hivatkozások 3.rész: Befejező Írásba foglalás főbb követelményei: csak a lényeges megállapításokat kell írásba foglalni. Záradék: befejezés kelléke • Megismerési: az ellenőrzött szervezet vezetője megismeri a jelentést/jegyzőkönyvet, aláírásával igazolja azt, dátumozza • Intézkedési: a szervezet vezetője a megismerése után a szükséges intézkedéseket megteszi • Felelősségi: felelőssé tett személy/-ek a rájuk vonatkozó megállapításokat megismerte, azokra írásbeli magyarázatot köteles adni. I. II. III. IV. V. Munkaterv Megbízólevél Ellenőrzési program Ellenőrzési jelentés / jegyzőkönyv Záró tárgyalási

jegyzőkönyv / Intézkedési terv Minden egyes dokumentumot új oldalon kezd!!! Az ellenőrzési programban rögzítik az előkészítést: 1. rész: Bevezető: cél 2. rész: Kifejtő: ellenőrzési feladatok 3. rész: Befejező: záradékolások, program jóváhagyás Felelősség fajtái: • Fegyelmi • Munkajogi • Anyagi, kártérítési • Büntetőjogi 4 Fegyelmi: közalkalmazottak és köztisztviselők munkaviszonyából folyó kötelezettséget vétkesen megszegi. Felelőssé tétel írásba foglalása: o Felelős személy megnevezése o Szabálytalanság ténye o Szabálytalanság oka o Szabálytalanság kihatása felelős tényállás okok kihatás Írásbeli magyarázat: • Szabálytalanság keletkezésének oka Ellenőrzések hasznosítása • Elismeri felelősségét Záró tárgyalás / vezetői értekezlet keretében az ellenőrzött szervezet vezetője az addig tett intézkedésekről tájékoztatja a felügyeleti, illetve ellenőrző szerv

képviselőjét. A tárgyalás vezetőjének módja van az ellenőrzött szervezet vezetőjével egyetértésben kijelölni: o Az elvégzendő feladatokat o A végrehajtásért felelősöket o A végrehajtás határidőit Záró tárgyalási jegyzőkönyv / intézkedési terv –ben rögzíteni: • Adott szervezet, részleg vezetője saját hatáskörében megtehető intézkedéseket • Intézkedések végrehajtására és eredményéről kinek és mikor kell tájékoztatást adni. Kiegészítő okmányok • Külső (vizsgált szervezethez más szervtől érkezik) • Kiküldött (pl. számla, amit másnak küldök) • Belső (pl. raktárkiadási bizonylat) Felhasználásuk: bizonyító okmányok • Legnagyobb bizonyító ereje az eredeti iratnak, az elsődleges okmánynak van • Ellenőrzés megállapításának bizonyításához a lehető legkevesebb, de legjellemzőbb bizonyító okmányt kell csatolni • Valóban eredeti, hitelesített lehet csak Okmány: minden olyan irat,

mely írásban vagy más tartós módon (okmányra jellemző) rögzít valamilyen tény, esemény megtörténtét. Megállapítást bizonyító okmányok: I. Teljes értékű  Közös jegyzőkönyv  Eredeti okmány  Fénykép  Hitelesített másolat II. Nem teljes értékű  Hitelesített kivonat  Nyilatkozat  Tanúsítvány  Szakértői vélemény Eredeti okmány: csak akkor szerepelhet, ha megsemmisülésétől kell tartani Hitelesített másolat: eredeti okmányt teljes egészében tartalmazza. A „másolat” szó feltüntetése mellett utalni kell arra, hogy az okmány az eredetivel teljes egészében megegyező. Hitelesített kivonat: több eredeti okmányból a megállapítás alátámasztására szolgáló adatok szerepelnek csak. Közös jegyzőkönyv: az ellenőrzött szervezet dolgozója és az ellenőrzést végző személy együttesen készíti el (helyszíni) /FONTOS: helyszín, jelenlévők száma, dátum / Fénykép: valamely feltárt

hiányosság szemléletes bizonyítására alkalmazható (hátoldalára: ki, mikor és hol készítette) 5 Nyilatkozat: ellenőrzött szervezet vagy részleg dolgozójának a vizsgálattal kapcsolatos olyan írásba foglalt kijelentése, melyben valamely tényállást közöl vagy igazol. Szakértői vélemény: írásbeli magyarázat Teljességi nyilatkozat (könyvvizsgáló kéri): igazolja, hogy az ellenőrzéshez szükséges a. Valamennyi adatot illetve információt rendelkezésre bocsátotta b. Adatok, anyagok, információk a tényleges helyzet megállapításához magukban foglalnak minden dokumentumot, adatot c. Számviteli törvény és más jogszabályi előírások szerint készültek d. Szabályszerűen vezetett könyvelés, analitikus nyilvántartás adataival mindenben megegyeznek, és így valós adatokat, információkat tartalmaznak Általános Számvitel Statisztikai adatszolgáltatás Számítástechnika Információs teszt Ellenőrzés eszközrendszere

Közvetlen Közvetett Rovancsolás (tételes Okmányon alapuló egyeztetés, ellenőrzés (- tételes pl.pénztár, raktár) vagy teljeskörű - próbaszerű Hitelességet vizsgálni! Kísérlet Mintavétel Személyes megkérdezés Logikai Elemzés Szembeállítás Következtetés Nyilvántartások, okmányok Folyamat- és rendszerleírások Logikai eszközök Elemzés • Rendszerszemléletű és Követelményei: • Dialektikus 2. Szembeállítás Alkalmazott módszerei • Kizárásos: olyan különleges esetek összehasonlítása, melyeknél jól definiálhatók az eltérések • Megkülönböztetés: olyan szempontok összegyűjtése, mely alapján az egyik a másiktól megkülönböztethető • Maradék elv: vizsgált jelenségből levonásra kerül az a rész, melyről ismert, hogy bizonyos meghatározott előzmények következménye, a jelenség maradéka tehát a fennmaradó előzmények következménye • Együttes változás: egyik változása maga után vonja a másik

változását is 1. 3. Következtetés Alapulhatnak: • Eredmények és tevékenységek közötti összefüggéseken • Egyes és általános közötti összefüggéseken (indukció) • Általános és egyes összefüggéseken (dedukció) 6