Gazdasági Ismeretek | Vezetés-szervezés » Szervezési technikák

SZERVEZÉSI TECHNIKÁK „Menedzsment egy szervezetet emberi, pénzügyi, fizikai, és információs erőforrásai tervezésének, azokról való döntésének, szervezésének, vezetésének és irányításának folyamata, amelyet céljai eredményes és hatékony megvalósítása érdekében végez.” A menedzsment funkciók: - Tervezés (planning) - Szervezés (organizing) - Irányítás (control) - Vezetés (leading). Tervezés: az a menedzsment funkció, amely a szervezet jövőbeni működésére vonatkozó célokat határozza meg, és dönt az elérésükhöz szükséges tevékenységekkel és erőforrásokkal kapcsolatban arról, hogy kinek, mit, mikorra, milyen sorrendben kell megtennie. Szervezés: az a menedzsment funkció, amely az elvégzendő feladatok és az azokhoz szükséges személyi és tárgyi feltételek csoportosítását, elrendezését és összekapcsolását jelenti annak érdekében, hogy az érintettek a legeredményesebben tudják elvégezni a munkát.

Irányítás: az a menedzsment funkció, amely a beosztottak tevékenységének ellenőrzését, a szervezet céljai felé vezető úton tartását és szükség esetén történő korrekciók végrehajtását jelenti. Vezetés: az a m enedzsment funkció, amely a szervezet tagjai viselkedésének tudatos befolyásolását jelenti annak érdekében, hogy azok a m eghatározó célok eléréséért tevékenykedjenek. Ily módon a vezetés közvetlenül a szervezetben lévő emberekre összpontosít azok motivációjának kialakítása és fenntartásán keresztül. A szervezés olyan, elsősorban vezetői tevékenység, melynek célja a munkaerő, munkatárgy, munkaeszköz és anyagi eszközök, mint extenzív termelési tényezők mérlegösszefüggései egyensúlyának biztosítása, adott környezeti feltételek és optimális rentabilitás mellett. A szervezési munka folyamata: 1. koncepcióalkotás (előkészítés) 2. ténymegállapítás (helyzetfelmérés) 3. elemzés 4.

tervezés és szabályozás 5. bevezetés és ellenőrzés Az első feladata a vezetéstől kapott célkitűzések, a követendő elvek megfogalmazása, amit a vizsgált szervezet alapos megismerése követ. Az erre épülő elemzés feladata az ismeretek, a tapasztalatok alapos vizsgálata, kritikája. Bevezetésnél gondoskodni kell a személyi és tárgyi feltételekről. Végül a szervezői munkát az elért eredmények vizsgálata teszi teljessé A koncepcióalkotás: 1. sablonokkal le nem írható 2. célja: a szervezési szükséglet felismerése 3. feladatai: - Miért szükséges a szervezés? - Milyen területen kell elvégezni? - Milyen erőforrások kellenek? - Ki, milyen határidővel végezze el? 1 A szervezési szükségletek feltárását a menedzsment vagy a felső vezető határozza el. A szervezés a vezető funkcióinak egyike. Szervezési szükségletet válthat ki: - A szervezet külső környezetének a megváltozása - A szervezettel szemben támasztott

követelmények megváltozása - A szervezet belső tényezőinek a megváltozása - A szervezeti működésben feltárt vagy gyanított hiányosságok. Ténymegállapítás: nem más, mint szervezett, tudatos megfigyelés, tapasztalatszerzés a vizsgált szervezetről, a munkafolyamatról, a feltételekről, az eszközökről. Célja: a szervezet teljesítményének fokozását és fejlesztését szolgáló intézkedések szakszerű kidolgozásához megismerjük a szervezet meglévő állapotát, amiből a célhelyzethez kell jutnunk. A szervezésre vonatkoztatva leszögezhetjük a D escartes-i elveket, hogy a tevékenységnek a szervezéshez szükséges mélységben való megfigyelése annál könnyebb, minél célracionálisabban bontva végezzük el a v izsgálatot. A tagolást használjuk a s zervezési tartalékok megállapítására. A ténymegállapítás területei: 1. A vizsgált szervezet felépítse - Feladatkörök: az egy-egy részleghez rendelt feladatok összességét

jelentik. - A hatáskörök: egyes részlegek vagy személyek milyen területen, milyen korlátozással jogosultak az erőforrások igénybevételére. Ez lehet időbeli és tárgyi - A felelősségi kör: a hatáskörön belüli feladatköröket jelenti. 2. A szervezetben folyó tevékenységek belső logikája és módszere - Horizontális felmérések: a h elyzetfelmérést részlegenként, azok munkájának minél teljesebb megismerése révén végezzük el. - Vertikális felmérések: a tényeket folyamatonkénti felmérés révén szerezzük meg. - Közvetett adat-felvételezés során a szervezők a munkafolyamatban résztvevők jelentéseire, észrevételeire, dokumentációira támaszkodnak. Ennek legismertebb módszerei a kérdőíves és a kísérőszelvényes megoldás. - A közvetlen adat-felvételezés esetében lehetőség van a az információk lényeges részének megragadására, a személyes tájékozódásra. 3. Időalapok vizsgálata - Főbb módszerei az

időtanulmány és a mintavételes vagy teljes körű munkanapmegfigyelés. 4. A szervezet működésének költségei, eredményei A ténymegállapítás technikája: 1. Hivatalos dokumentumok 2. Megfigyelés (kötetlen vagy kötött formában) A kötetlen megfigyelés során általában nem tudjuk azonnal rögzíteni az adatok, csak a megfigyelés után. Kötött megfigyelés akkor lehet, ha a vizsgálat folyamatról elég gazdag tapasztalatokat szereztünk, és lehetőségünk van, hogy további megfigyelések számára tervet dolgozzunk ki. 3. Kísérlet 4. Megkérdezés • Kötetlen interjú (nem direkt, irányított intenzív interjú) • Személyes kérdőíves megkérdezés • Írásbeli megkérdezés • Csoportos megkérdezés A kérdőív összeállítása: 2 • • • A kérdőív felépítésének megtervezése - Általános kérdésektől a konkrétabbak felé - A konkréttól az elvontabb témák felé A kérdőív belső felépítése - Ellenőrző kérdések

beépítése - Specifikus kérdések elkülönítése A kérdések típusai - Nyitott kérdés: a válasz megfogalmazása a válaszadóra vár. - Zárt kérdés: megadjuk előre a válaszlehetőségeket. - A zárt kérdések lehetnek alternatívák (pl.: nemre vonatkozóan) - A kérdést egyértelműen kell feltenni - A kérdés ne sugallja a választ. Elemzés: 1. A legmunkaigényesebb fázisa a szervezési munkafolyamatnak 2. A legfontosabb munkafázis a tartalékok és veszteségek feltárására Veszteség: a rendelkezésre álló lehetőség és a kihasználás különbsége. Tartalék: a potenciális lehetőségekhez képest ki nem használt dolgok. 3. Az elemzési munka főbb feladatai - Ismételten visszakell térni a szervezési cél meghatározására. - Ok-okozati elemzés az oksági összefüggések feltárására - A „miért?” kérdés állandó használata 4. az elemzési munka főbb területei - személyi feltételek - a munka módszere - a munka eszközei - a

munkahely, munkakörülmények - az eredmény. Tervezés és szabályozás: 1. A célnak megfelelő munkafolyamat és munkamódszer kialakítása 2. Két egy másra épülő folyamatból tevődik össze: - Tervezés: szellemi alkotómunkával létrehozzuk, megtervezzük a s zervezés utáni állapot összes paraméterét. - Szabályozás: a célállapotnak megfelelő működéshez szükséges paraméterek formába öntése, megfogalmazás. 3. Figyelembe kell venni a szervezési karakterisztikákat: - Adminisztrációk kapcsolatok - Technológiai sajátosságok - Termelés tömegszerűsége - Gyártási rendszer típusa - Termékek összetettsége - Termelés időbeli lefolyása - Szervezet mérete - Szolgáltatási rendszer 4. Törekedni kell a szervezeti hierarchia kialakításánál arra, hogy a beosztottak száma 7+-2 legyen (Miller katicabogár kísérlete). 5. Ebben a s zakaszban kell állást foglalni a f olyamatok irányításának centralizációja, illetve decentralizációja

kérdésében. Centralizáció: a t evékenységek szervezeti összefogása, a hierarchia magasabb szintjeiről történő közvetlenirányítása. 3 6. - Decentralizáció: a menedzsmentben a döntéseknek a végrehajtás közelébe történő telepítése. A szervezés fontos része a s zabály-alkotás. Rendeltetése, hogy ismertté tegye a tennivalókat: Milyen feladatok, Mikor, Mivel, Hogyan hajtandók végre. Bevezetés és ellenőrzés: 1. A szervező munkája nem ér véget a tervezés fázisával 2. A bevezetés a szervező számára visszacsatolást jelent 3. A bevezetés lehet: - Teljes: csak ha nincs más választás - Kísérleti: a szervezet egy részében - Részleges: egy részét a szervezetben 4. Ellenőrzés: a szervezőmunka hatásának, eredményeinek megállapítása Elértük-e a kitűzött célt. Méréselmélet: Mérés: számok hozzárendelése objektumokhoz, azok tulajdonságaihoz, eseményekhez, szabályoknak valamilyen halmaza szerint. (Stevens, 1951)

Mérési skálák: 1. Névleges vagy nominális skála 2. Sorrendi vagy ordinális skála 3. Intervallum skála 4. Arányskála Mindegyik skálát invarianciájának mértékével lehet a legjobban jellemezni, vagyis azokkal a transzformációkkal, amelyek az illető skála struktúráját változatlanul hagyják. Az invariancia jellege a skála adataival végrehajtható statisztikai műveleteket is megszabja! Az alábbi tulajdonságoknak van szerepe: - Egyenlőség - Sorrendiség - Additivitás Axiómák: 1. vagy A = B vagy A ≠ B 2. ha A = B, akkor B = A 3. Ha A = B és B = C, akkor A = C 4. Ha A > B, akkor B nem > A 5. Ha A > B és B > C, akkor A > C 6. Ha A = P és B >0, akkor A + B > P 7. A + B = B + A 8. Ha A = P és B = Q, akkor A + B = P + Q 9. (A + B) + C = A + (B + C) Névleges skála: • A számok hozzárendelése teljesen kötetlen, bármilyen transzformáció alkalmazása nem befolyásolja a leíró skála pontosságát. • Az egyenlőségi

relációk érvényesek (1. – 3) • Egyedi dolgok számozására, osztályok azonosítására 4 • Statisztikai műveletek: gyakoriság, módusz. Sorrendi skála: • A sorrendi skálán mért dolgoknak egy közös tulajdonság szerint kell összehasonlíthatónak lenni. • 1. – 5 axiómák érvényesek • Statisztikai műveletek: medián, kvantilis, rangkorrelációs együttható. Intervallum skála: • Közös és állandó mértékű • Konvencionális nullpontja van • 1. – 5 axiómák érvényesek • az intervallum értékeinek különbségei már additívek. • Az intervallum skálán bármely két intervallum aránya független a mértékegységtől és a nullponttól. • Statisztikai műveletek: szórás, számtani átlag, korrelációs együttható Arányskála: • Valódi nullpontja van • Igazak az 1. – 9 axiómák • Az arányskála értékei konstanssal szorozva transzformálhatók • Statisztikai műveletek: valamennyi lehet. Pareto elv (ABC

analízis): A jelentéktelenül sok és az igényesen kévés törvénye. A legtöbb gazdasági tevékenységben az egésznek csak kis töredéke állítja elő a munka, a költség, a nyereség vagy más fontos jellemzők nagyobbik hányadát. A törvény alkalmazása a Pareto elemzés. (Titman, 1970) A Pareto elemzés lényege az ún. Pareto-diagram felvétele, ábrázolása és elemzése A Paretodiagram egy olyan koordinátarendszer, amelynek abszcisszáján a hatótényezőket, ordinátáján pedig az általuk okozott következmények relatív gyakoriságát ábrázoljuk. Szervezetvizsgálat: Minden szervezési munkának vannak szervezeti konzekvenciái. Módszere: a tevékenységi és felelősségi mátrix. Szerkezete: Szervezeti egységek Kapcsolatkód Funkciók, tevékenységek Kapcsolatkódok: 1. Általános felelősség: az egyén irányítja és vezeti a funkció végrehajtását olyan személyen keresztül, aki a cselekvő felelősséget képviseli. A 2. Cselekvő

felelősség: az egyén közvetlenül felel a funkció végrehajtásáért CS 5 3. Specifikus felelősség: az egyén a funkció egy részéért tartozik felelősséggel S 4. Megkonzultálandó fel: az egyént, ha a döntés az ő területét érinti, fel kell szólítani, hogy adjon tanácsot, mondjon véleményt, de enélkül határozatot hozni, dönteni nem szabad. Md 5. Megkonzultálható fel: az előbbiből következik, hogy ezt nem feltétlenül szükséges megtenni. Mh 6. Közlendő fel: az egyénnek a tevékenységéről tájékoztatást kell adni K 7. Jóváhagyandó fel: az egyénnek jóvá kell hagyni, illetve kifogásolni kell J J >A>CS A többi kapcsolatkód ebbe a sorba nem kifejezetten illeszthető be. A mátrix tulajdonságai: bármilyen szervezetre felírható. Előnye: információtartalma nagy, tömör, egyértelmű, a felelősséget nem lehet áthárítani. A csoportos módszerek: Brain-storming: a módszer kidolgozása és alkalmazása Osborne nevéhez

fűződik. Leginkább a probléma megoldás lehetséges irányának, módozatainak feltárási szakaszában célszerű. Menete: 1. az összehívott csoporttagok előtt a csoport vezetője ismerteti a munka célját, a feladatot, a feladatmegoldás menetét, szabályait, a csoporttagoktól várt közreműködést. 2. A vezető szóban és lehetőség szerint vizuálisan is szemlélteti a megoldandó problémát 3. A csoporttagok egyenként felvetik az ötleteket, mely szabadon, mérlegelés nélkül történik. Tilos egymás ötleteinek bírálata Arra kell törekedni, hogy az új ötletek a régiektől függetlenek legyenek. 4. A felvetett ötletek alapján ötletkombinációkat keresnek 5. Ezeket a kombinációkat meg kell vitatni, minősíteni, értékelni a problémamegoldás szempontjából. 6. A vezető összefoglalja a csoport által elért eredményeket 635-ös módszer: (Rohrbach) akkor célszerű, ha probléma megoldás keresésében az ötletválaszték növelésével szemben

az ötletek kiforrottságát, elmélyítését, részletesebb kidolgozását kívánjuk elérni. Menete: 1. A 6 tagú csoport kijelölése 2. A tényleges csoportmunkát pár nappal megelőzően valamennyi csoporttaggal egyénileg ismertetni kell a megoldandó problémát, és tájékoztatni kell őket a csoportmunka módszeréről, időpontjáról, helyéről. El kell készíteni a válaszadásra szolgáló űrlapot, amely a munka menetének vezérlésére is szolgál. 3. A tényleges csoportmunka megkezdésekor az összehívott csoporttagok mindegyikének átadunk 1-1 válaszadási űrlapot. Ez az űrlap fog vándorolni a csoporttagok között úgy, hogy minden egyes űrlap eljusson minden egyes csoporttaghoz. 4. Először minden csoporttag 3 ötletet ír a felvetett probléma megoldására, majd továbbítja az űrlapot a következő csoporttaghoz. Így 18 eredeti ötlet születik Majd minden tagnak 3-3 továbbfejlesztett ötletet kell írnia, és átadni a következő

csoporttagnak. Ezt még négyszer megismételik, így összesen 108 ötlet áll rendelkezésre. CNB módszer: alkalmazása akkor célszerű, ha a probléma megfogalmazása nem teljesen egyértelmű, és a megoldása hosszabb távú, nem pedig sürgős beavatkozást igénylő feladat. Menete: 1. A kezdeményező beírja az erre a célra használt könyvbe a problémáit, és megfogalmazza a tagok számára a feladatokat. 6 2. A CNB könyvbe minden csoporttag egy bizonyos időtartamon belül bármikor beírhatja a válaszait, véleményét. 3. A CNB könyv és a kezdeményező által készített összefoglaló alapján az eddig csak írásban érintkező tagok a továbbiakban ténylegesen együtt lévő csoportban, közösen tervezik a megoldás koncepcióját. Delphi módszer: lényege egy rendszeres szakértői véleménygyűjtés, a szigorú rendben megszervezett véleménycsere, s a vélemények speciális matematikai-statisztikai módszerekkel történő feldolgozása.

Írásbeli véleménynyilvánítás esetén a csoport tagjai a problémamegoldásra vonatkozó véleményüket, javaslatukat személytelenül adják be. A benyújtott javaslatokat, egy a képességeinél, szakértelménél fogva alkalmas, pártatlan személy összesíti, rendezi és egységesíti. A szakértői véleményeket tükröző összesítést újra kiküldi véleményezésre, a személytelenül visszaérkező, véleményezett összesítést ismételten rendezik, összesítik, majd újra kiadják az így elkészített anyagot. Ez a visszacsatolásos irányítással folyó csoportmunka mindaddig folytatódik, amíg a csoporttagok között az elfogadható mértékű véleményazonosság, egyetértés létrejön, azaz megszületik az elfogadható megoldási javaslat a felvázolt problémára. A szóbeli véleménynyilvánítás menete: a probléma ismertetése egy nagyobb csoport előtt, szóban történik. A nagyobb csoport kisebb csoportokra oszlik A kis csoportokon belül a

tagok szóban véleményt nyilvánítanak, elmondják javaslataikat a probléma megoldására, megvitatják, értékelik ezeket és kialakítják a kis csoport véleményét. A kis csoportok által képviselt vélemények, javaslatok szóbeli megvitatásra, értékelése összevontan történik, s itt kialakítják a nagy csoport tagjai által elfogadható megoldási javaslatot, véleményt. QUEST-módszer: gyors környezetelemzési technika, melynek célja a stratégiai döntések megalapozása átfogó jövedelmezéssel, a környezeti változások kritikus elemeinek feltárásával. Menete: 1. A vállalat 12-15 vezetője kap egy előre elkészített nyomtatványt, amelyet más szervektől származó, iparági előrejelzésekre alapozva állítottak össze. A résztvevők az anyag áttanulmányozására 1 napot kapnak. 2. Előre megtervezett módon lebonyolított beszélgetéssorozat • A vállalat üzleti szerepe • A várható trendek, események • És azok következményei,

illetve feltételei. Ebben a szakaszban az a cél, hogy minél több vélemény felszínre kerüljön. A megbeszélések végén egy vázlatos jövőképet fogalmaznak meg. 3. A feltárt vélemények alapján a csoport vezetője szintetizálja és „forgatókönyvben” összefoglalva rögzíti a fő összefüggéseket. Az anyagokat kiosztják a résztvevőknek 4. A résztvevők együttes ülésen megvitatják az előző fázisban elkészített anyagokat, stratégiai elképzeléseket és prioritásokat alakítanak ki, a részletek kidolgozásával pedig szakértői teamet bíznak meg. Az utópiajáték: szabad szárnyalást biztosít azáltal, hogy egy távoli, még kevésbé körvonalazódott jövőbe helyezi a megoldandó problémát. Menete: 1. A probléma és cél megfogalmazása után kb 4-5 fős, önként összeálló csoportok vezetőt választanak. 2. A probléma-megoldási elképzeléseket a csoport tagjai ismertetik 7 3. Az ötleteket a csoport véleményezi, és

osztályozza aszerint, hogy az ötlet „a kívánt jövő” részét képezi-e, vagy a „nem kívánt jövő” jellemzője. Ez az osztályozás a preferenciamátrix felhasználásával történik, míg végül kialakul az ötletek rangsora. A Pro és Contra Interakció (PCI): a módszer lényege a két ellentétes nézetek ütköztetésében van. Alkalmazása olyankor célszerű, amikor valaminek a bírálata, felülvizsgálata, minősítése a feladat. Menete: 1. A csoport összehívása 2. A minősítendő probléma vagy megoldás változatainak definiálása, ábrázolása, rangsorolása. 3. A pro (elfogadók) és contra (elutasítók) személyének kiválasztása: problémaváltozatonként 2-2 fő. 4. Az elfogadók és elutasítók felváltva, tömören fejtik ki álláspontjukat, melyeket egy táblán az asszisztens gyűjt. 5. A szerepeket ezután megcserélik, és újra játsszák 6. Az összegyűjtött érveket a csoport együttesen megvitatja és kiegészíti, majd

elfogadja valamelyik változatot. 7. A csoport kisebb csoportokra bomlik, és az elfogadott változatot önállóan, részletesen kidolgozzák. A részletes kidolgozásban alkalmazott módszert a csoport választja meg A szerepmódszer: célja egy adott helyzetet a szereplők vélhető viselkedésével reprodukálni, a helyzet kialakulását és kimeneteit elemezni. Elsősorban konfliktusból adódó problémák feltárására, pontosítására alkalmas. Menete: 1. Az összehívott csoport előtt a probléma megfogalmazása, a szereplők és szerepek kiosztása, a szerepre való felkészülés. 2. A szerep lejátszása: minden szereplő igyekszik a saját szerepébe beleélni magát és szerep adta helyzetének, érdekeinek felismerésére alapozva szerepét úgy eljátszani, ahogyan az a valóságban történik. 3. A szerepjátékról jegyzőkönyv készül, melyben rögzítik a szereplők által felvetett összes érvet, a szereplők beleélése által felszínre kerülő

reagálásokat. 4. A szerepjáték tanulságait az összes résztvevő megvitatja, értékeli, minősíti aszerint, hogy melyek a további vizsgálatra, kidolgozásra méltó érvek, javaslatok. Ezek kidolgozásával a következő munkaszakaszban egy – az eddigi csoporttól akár merőben eltérő összetételű – új kis csoportot bíznak meg. A névleges csoport módszer (NCM): amerikai kutatók dolgozták ki. Lényege az egymástól független véleménygyűjtés és közös értékelés, majd ismét független rangsorolás. Alkalmazása: elsősorban bonyolult problémák elemeinek, okainak feltárásánál, problémamegoldási irányok, célok, prioritások egyértelműsítésénél, a különböző szakterületek illetve vezetési szintek képviselőinek döntéselőkészítésébe való bevonása esetén indokolt. Menete: 1. Ismertetik a csoporttal a megfogalmazott kérdést, majd a munkalapokra ráírva átadják valamennyi csoporttagnak, akiket megkérnek a válasz rövid,

tömör fogalmazására. 2. A tagok egymástól függetlenül, szótlanul dolgozzák ki kb 15 perc alatt Annyi választ írhatnak, amennyi eszükbe jut. 3. A résztvevők „körbejárásos” módon felolvassák a munkalapra felírt válaszaikat és azt az NCM vezető a falra rögzített papírra felírja. A résztvevők maguk döntik el, hogy 1-1 8 4. 5. 6. 7. 8. ötlet szerepel-e már a falíven. Ha időközben újabb ötlete támad egy tagnak, azt elmondhatja. Aki kifogyott az ötletekből, passzolhat Ebben a szakaszban tilos a válaszokra rákérdezni, bírálni. A fali ívre felírt válaszokat sorban megbeszélik, egységesen értelmezik, a szükséges összevonásokat elvégzik. Az értelmezett válaszok közül mindenki kiválasztja a véleménye szerint legfontosabbakat, és azokat rangsorolja. Általában 5 választ rangsorolnak, és 1-5-ig pontozzák, melyeket 1-1 kis szavazólapra írnak fel. A szavazólapokat névtelenül összegyűjtik, összesítik a

pontszámokat, s ezek alapján megállapítják a szavazás eredményét. A szavazás eredményének megbeszélése két okból indokolt: • még egy utolsó lehetőséget nyújt álláspontjuk kifejtésére, az eredmény ismeretében való esetleges módosításra, kiegészítésre, • a szavazás eredményeként kapott esetleges nagy vélemény-szórások miatt szükséges további tisztázásokra, megvitatásra Bizonyos esetekben az előző lépésekben sorra kerülő szavazást elő-szavazásnak tekintik, és az utóbbi 3 lépést megismételve, ún. végső szavazást is beiktatnak Ez különösen az egyéni vélemények nagy szórása, vagy megbízhatatlanságára utaló eloszlása esetén indokolt. A résztvevőket ebben a szakaszban már befolyásolja az előszavazás eredménye, és az eredmény-ismertetés utáni megbeszélés is. A METAPLAN módszer: a Brain-storming alapgondolatát használja fel, kiegészítve különböző vizuális szemléltetésekkel. Menete: 1. A

probléma megfogalmazása után a csoport valamennyi tagja válaszokat jegyez fel a kapott különböző színű kartonlapokra (a különböző színű kartonok és tollak jelentését tisztázni kell). A csoport vezetője a kartonon kapott válaszokat egy gyűjtőtablón folyamatosan elhelyezi. 2. A kapott válaszokat rendszerezik, és jelentőségük szerint súlyozzák 3. A feltárt és jelentősnek ítélt probléma bekövetkezésének okát feltárják 4. A megoldását irányát kell keresni A kapott válaszok, azok rendszerezése és értékelése, súlyozása a reális megoldási koncepciók alapját képezik. 5. A csoport vezetője a problémamegoldás hogyanjára keresi a választ 6. Az elkészített súlyozott tabló ötleteit kombinálva, továbbfejlesztve realizálási tervet készít a csoport. 9 Ábrázolástechnika I. Az ábrázolástechnika mint az információátadás eszköze Ábrázolás: a vezetés- és szervezéstechnika eszköze, kapcsolatok és viszonyok

meghatározott rendszere. Alkalmazható: szervezési folyamat szemléltetésére, a vezetési tevékenység segédeszköze, elősegíti a kapcsolatok feltárását, kapcsolatok kialakításának megalapozására. Az ábra előnyei: szemléletes, szinoptikus (áttekinthető, összefoglaló jellegű),minden irányban olvasható, egyidejűleg sok tényező összevethető. II. Az ábrázolástechnika szemiotikai alapjai: Olyan anyagi, érékileg felfogható tárgy, esemény vagy cselekvés, amely a tudatban már tárgy, esemény vagy cselekvés szubjektív képeként, arra való utalásként, annak megjelölésére szolgál. A jelekre vonatkozó önálló tudomány a SZEMIOTIKA, ami nyelvrendszerek összehasonlító tanulmányozásával foglalkozik, legegyszerűbb rendszerekből a természetes nyelvekig és a tudományok sajátos nyelvéig. A jel a szemiotikában az érzéki észlelés objektuma, valamilyen tulajdonság vagy viszony képviselője. A jelrendszerek alapvető funkciói: a

közlés és a kommunikáció. A jel tárgya: ami helyett a jelet használjuk. Képmás: a tudatban kiváltott kép. Szemiózis: olyan folyamat, amiben valami jelként működik. Szintasis: a jelek közti viszonnyal foglalkozik. Szigmatika: a jel és az objektum viszonyát írja le. Szemantika: a jel és a tudati képmás viszonyával foglalkozik, központi kategóriája a jelentés. A jelek jelentése verbalizáció által adott. Pragmatika: a jelek gyakorlati hasznosítási lehetőségeit kutatja. A jelek felosztása a jel és a deszignátum (jelek osztályai) közti viszony alapján történik. Index: a megjelölt tárgy tulajdonsága. Ikon: a hasonlóság alapján létrejött jel. Lehet ábra (jelölt tárgy részeinek viszonya) és kép (a jelölt objektum tulajdonságait is jelöli). Szignál: cselekvésre felszólító jelek. Szimbólum: gondolati, képi struktúra, amely valamely tőle különböző tárgyra, jelenségre utal. A jel valamelyik közlemény egy elemének

megjelenési formája. A jelek azon összessége, melynek van értelem, a szó. A nyelv a szavak felsorolása Jel: minden olyan anyagi tulajdonság, jelenség, amely egy rendszer keretei között az egymással érintkező emberek számára arra szolgál, hogy egyik a másiknak átadja a külső világra vagy belső élményekre vonatkozó gondolati, érzelmi tartalmakat. Nyelv: általában szimbolikus természetű és alkalmas a jelek valamennyi csoportjának helyettesítésére. Két kategóriája: a természetes, élő, emberi beszéd és a mesterséges nyelvek Fonéma: a természetes nyelvekben a hangok, mesterséges nyelvekben az egyes jelszimbólumok. Ideogrammák: kiegészítő jelek (%, &, ). Fonémák + ideogrammák = mesterséges nyelv A mesterséges, szimbolikus nyelvek: • tömörek, kevésbé redundáns a természetes nyelvekhez képest, kevés jellel fejezi ki a fogalmakat. • logikailag szigorúan egyértelműek • lehetővé teszik a bonyolult

információ-átalakítást • lehetővé teszik új fogalmak alkotását • megkönnyíti tudományos információk kódolását. 10 III. A vizuális nyelv Mesterséges nyelv, mely a szervezési célt szolgáló segédeszköz. Alakzatok szótára: az ábrázoláshoz rendelkezésre álló elemek gyűjteménye • pont • vonal • síkidom • színek és árnyalatok • textúra (az ábra szerkezetének minősége). Síkbeli ábrázolás, az ábra síkbeliségének feltételei: • olyan alakzatok felhasználása, amelyek a frontális síkra emlékeztetnek, fő vonalai egyenesek, nem halottak és nem görbék • hasonló alakzatok közös határai mellett a kölcsönös elcsúsztatás mellőzése • nem hasonló alakzatok illesztéssel való egyesítése elcsúsztatás és megszakítás nélkül • párhuzamosítási asszociáció, méretek arányos figyelembevétele • különböző struktúrák ábrázolása egyenlő méretek és mértékek figyelembevételével • az

alakzatok körvonalait egyenlő élességgel ábrázolják • nem hasonló, illetve szabálytalan alakzatok egyesítésénél jól felismerhető közös síkbeli alakzat kialakítására törekedjenek. Vizuális kifejezés eszközei: 1. Kapcsolat: az elemek közti olyan grafikus eszköz, melynek segítségével az ábra elemei úgy asszociálódnak, hogy alkalmassá válnak rokongondolatok kifejezésére. Az elem összefűzhetők a következő elemekkel: • fizikai hasonlóság • színbeli hasonlóság • elemek szervezeti egyesítése • mennyiségi hasonlóság • térbeli folytonosság • bekeretezés • funkcionális egyesítés. 2. Differenciálás: a forma elemeinek grafikus elválasztása lényegi vagy funkcionális jelleg segítségével. Módszerei egyeznek a kapcsolat eszközeivel 3. Hangsúlyozás: az ábra egyes elemeinek domináló vagy alárendelt szerepét Az ábra megkomponálása: • megkomponálás – a forma meghatározása • összeállítás – a forma

kitöltése adatokkal • megrajzolás A vizuális kifejezés határosságának elősegítéséhez betartandó elvek: • szűkösség elve • általánosítás és egységesítés elve • hangsúlyozás elve • az asszociációk és sztereotípiák felhasználásának elve • tagolás elve 11 felület irányítottsága a) kötetlen b) kötött: egy irányban, centálisan, két irányban. Az ábra összeállítás Attól függően, hogy milyen célt szolgál, lehet: • illusztratív • informatív • operatív • analitikus • számítási. Az ábra kivitelezésének szempontjai: • ábra mérete, megrajzolása • jelmagyarázat • feliratok • ábra címe • szövegközi ábrák elhelyezése. • Szervezési ábrázolástechnika diagramjai STATIKUS DIAGRAMOK (állapotot ábrázolnak) 1. Egyszerű dgm • oszlop • sávos 2. Csoportosítási dgm • csoportosítási oszlop • réteges vagy osztott dgm. • lépcsős dgm. • kétoldalú dgm. • csúsztatott dgm.

• egyenleg dgm. 3. Megoszlási dgm • részarány dgm • körcikk dgm • százelemű (százalékos) dgm. • mérleg dgm. (hatásfok, kétoldalú, Shankey dgm) • százalékos négyszög • Varzar dgm. • piktogram 4. Topogramok • helyszínrajz • útvonalábra • fonal dgm 5. Egyéb dgm • hisztogram • réteg dgm • szórás dgm • kapcsolati dgm • értékelési dgm • morfológiai séma 12 6. Statikus orgagramok • osztályozó ábra • osztályozó-elemző ábra • megosztási dgm • szervezeti séma • dokumentumogramok FOLYAMATOKAT ÁBRÁZOLÓ DIAGRAMOK 1. Idősoros ábrázolás • lépcsős réteg dgm • réteg dgm • mérleg dgm • szezonális változások • kör dgm 2. Dinamikus vonal dgm • menetrend ábra • harmonogram • Gantt-dgm • ciklogram • Knäppel-villa • mozdulat ábrák • termelési folyamat ábrák • operogram • ügyviteli folyamat ábra 3. Logikai sémák • döntési fa • algoritmusok • hálók •

működési modellek • információáramlási dgm. Hálótervezési technikák Gráfelméleti alapfogalmak: Gráf: egy véges pont és egy béges pontpár együttese. P: ponthalmaz, P=P 1 +P 2 ++P n Δ: pontpár halmaz A=(P 1 ,P 2 ); γ: gráf; Γ(P,A). A pontpár halmazra teljesülnie kell, hogy Pi*Pj üres, Pj*Pi azonos PiPj-vel, és egy pontpár csak egyszer szerepelhet. Ezen feltételek jelentése: nincs hurokél, irány, többszörös él. A gráf tehát pontokkal és élekkel jeleníthető meg. Izolált pont: egyik pontpárban sem szerepel. Nullgráf: minden pontja izolált pont. Részgráf: egy Γ(P,A) gráf részgráfja egy olyan Γ’(P’,A’) gárf, melyre igaz: P’ része P-nek és A’ része A-nak. Teljes gráf: élhalmaz tartalmazza az összes lehetséges élt. Gráf irányultsága: a pontpár halmaz minden elemére kitüntetünk egy pontot, ezt nevezzük az él kezdőpontjának (Pi) egy másik végpontja (Pj). Irányított gráf: a gráf irányításával

létrejött objektum. Él: kettő pontot összekötő egyenes. Élsorozat: élek olyan sorozata, melyben bármely két szomszédos len k van közöl pontja. 13 Vonal: olyan élsorozat, mely a gráf egy élét tartalmazza, és a sorozat bármelyik élére igaz, hogy az előtte lévő éllel való közös pontja nem azonos a rákövetkező éllel való közös pontjával. Kör: olyan vonal, amelyben az első élnek a másodikkal nem közös pontja azonos az utolsónak az utolsóelőttivel nem közös pontjával. Körút: olyan út, melyben az első él kezdőpontja azonos az utolsó él végpontjával. Összefüggő gráf: az irányított gráf akkor, ha bármely két pontja vonallal összeköthető. Erősen összefüggő gráf: az irányított gráf akkor, ha valamely Pi pontból vezet Pj-be út. Fa: összefüggő és kört nem tartalmazó gráf. Körútmentes gráf: olyan irányított gráf, amely nem tartalmaz körutat. Irányított fa: az irányított gráf akkor, ha van olyan

pontja, amelyből minden más pontban vezet út, ezt a kitüntetett pontot nevezzük fa gyökerének. Súlyozott gráf: az irányított vagy irányítatlan gráf, ha minden élhez egy/több számot rendelünk. Hálótervezési alapfogalmak: Háló: olyan súlyozott körútmentes, irányított gráf, amelynek egy kezdő és egy végpontja van. Többszörös él nem megengedett, a súlyok időadatokat reprezentálnak. Egy út hossza az utat alkotó élek hosszának összessége. A háló nem más, mint események és tevékenységek megelőzésének, követésének sorrendje. A háló a következő formájú folyamatok tervezésére alkalmas: követő, párhuzamos, szalagszerű, ciklusos. Követő folyamatok: a folyamatok egymás után következnek, az előző teljes befejezése után kezdődik a következő. Hálós tervek alapvető elemei: 1. események: valamely folyamat, tevékenység kezdetét és befejezését jelentő pont Időt, költséget, erőforrást nem igényel. Lehet:

normál, kiemelt és kapcsolódó esemény 2. tevékenység: olyan folyamat, amely adott időben, időtartam alatt játszódik le, erőforrást és költséget igényel. Fajtái: tevékenység-nyíl; tevékenység-csomó Kritikus út: legtöbb időt igénylő, leghosszabb ideig tartó út. Egy hálóban egyszerre több is lehet, a kritikus úton való csúszás az egész program csúszását eredményezi. Látszattevékenység: időt, költséget és erőforrást nem igényelnek, a háló logikai összefüggéseit fejezi ki. Segédtevékenység: valamilyen komplex folyamatban a fő tevékenységhez kapcsolódva azok állandó működését biztosítják. Visszatérő, ismétlődő tevékenység: hálón belül többször előfordul, visszatér a folyamatba. Csomópont: több tevékenység kezdődik, fejeződik be. Lehet: egyesítő, szétválasztó, eseménypont. Eseményjegyzék tartalmazza: • esemény száma, megnevezése • eseményre vonatkozó számolás eredménye •

megelőző/követő esemény • egyéb számszerűség, információ, intézkedésért felelősök. Tevékenységjegyzék tartalmazza: • tevékenység száma, megnevezése, ideje • megelőző/követő tevékenység • kapcsolat jelölése • számítások eredménye • egyéb információk. 14 Hálók tulajdonsága: Megjelenési forma szerint: • tevékenység-nyíl • tevékenység-csomó • esemény-csomó Jellegük szerint: • eseményorientált: a történés és számítás eredménye az eredménynél jelenik meg • tevékenységorientált: a történés a tevékenységen megy végbe és a számítás eredménye is ott jelenik meg. • sztochasztikus: tevékenység határozatlan időtartamú, az időbeli lefolyás véletlenszerű, bizonytalanság jellemzi. • determinisztikus: tevékenység határozott időtartamú. Rendezési elvek a logikai háló legcélszerűbb elkészítéséhez: • gyártási, kivitelezési sorrend • megfelelő tagozódási szint •

megelőzés, követés sorrendje • kapcsolati, függőségi viszony • végesség A háló végleges megszerkesztésének menete: • logikai gráf elkészítése • ezen gráfon a tevékenységeket és az eseményeket elhelyezzük • a tevékenységek és események közötti kapcsolódások kidolgozása. A háló szerkesztési iránya: • progresszív (elejétől végéig) • retrográd (végétől elejéig) • kettő kombinációja A háló számozásának elve: • kezdő, megelőző tevékenység, esemény száma, betűjele alacsonyabb, mint követőké. • az esemény és tevékenység a kezdéstől a befejezésig növekvő sorrendet fejezzen ki. • legkisebb nyitó, legnagyobb befejező. A hálós módszerek csoportosítása Felhasználási cél alapján: 1. időoptimáló (PERT, CPM, MPM) 2. költségoptimáló (CPM/COST, PERT/COST) 3. erőforrás optimáló technikák (RAMPS, RAPP, ERALL) Időtervezés alapján: 1. determinisztikus (CPM, MPM, DCPM) 2. sztochasztikus

(PERT) Egyéb csoportosítás: 1. általános alapmódszerek (PERT, CPM, MPM) 2. költségtervezési módszerek (CPM/COST, PERT/COST, LESS, PECOS, CPA) 3. erőforrás-tervezési módszerek (RAMPS, RAPP, ERALL, MERT, MLP, RSC, MSS) 4. komplex, számítógép központú rendszerek 15 Időtervezési technikák, CPM-háló A CPM-háló tevékenységre orientált eseményjelölésű, nyílt háló. A tevékenységre négy időadatot számolunk: 1. legkorábbi kezdés: jele: t fa ; az az időpont, amikor az adott tevékenység már elkezdhető. 2. legkésőbbi kezdés: jele: t sa ; az az időpont, amelynél feltétlenül el kell kezdeni az adott tevékenységet. 3. legkorábbi befejezés: t fe ; az az időpont, amelynél hamarabb a tevékenység nem fejezhető be. 4. legkésőbbi befejezés: t se ; az az időpont, amíg a tevékenységet feltétlenül be kell fejezni. Azt az időtartamot, ami egy tevékenység végrehatásához szükséges, lefutási időnek nevezzük. Jele: D.

Tartalékidők: 1. Teljes tartalékidő (GP): az az időtartam, amelyen belül a tevékenységek kezdete eltolható és a befejezés időpontja még nem veszélyezteti a kritikus úton lévő tevékenységek határidőre történő befejezését. GP= t sa - t fa = t se - t fe 2. Szabad tartalékidő (FP): az az időtartam, amelyen belül i-j tevékenység eltolható úgy, hogy j-k tevékenység legkorábbi kezdési idejét nem befolyásolja. FP= t fa (j-k) - t fe (i-j) 3. Feltételes tartalékidő: BP=GP – FP 4. Független tartalékidő (UP): időmennyiség, amely korlátozás nélkül rendelkezik az adott tevékenység saját idején felül. Ennyivel bármilyen körülmények között csúszhatnak a tevékenységre számított legkorábbi időpontok. UP= t fa (j-h) - t se (h-i) - D (i-j) 16 Költségtervezés, erőforrás-tervezés Tevékenységek lefutási idői: • Normál lefutási idő: az az időmennyiség, amely a tevékenység normál/tervszerű végrehajtásához

szükséges. • Roham idő: az a legkisebb időmennyiség, amely alatt a tevékenységet végre lehet hajtani. • Projekt átfutási idői: 1. Normál átfutási idő: az az időmennyiség, amelynél valamennyi tevékenység normál lefutása mellett valósul meg a program. 2. Minimális átfutási idő: az a legkisebb időmennyiség, amellyel a projekt még megvalósítható. 3. Költség optimális átfutási idő: az az átfutási idő, melynél a projekt összköltsége minimális. Költségoptimálás CPM/COST módszerrel: Induló táblázat Tevékenység (1,2) (1,3) (1,4) (2,4) (2,5) (3,4) (4,5) Összesítés Normál idő Rohamidő 8 6 10 6 3 7 5 Normál költség 6 5 7 4 3 6 4 4500 12000 10500 7500 3500 1500 2500 42000 Egységnyi költségnövekedés 100 200 150 300 500 650 - A táblázat alapján a CPM hálót kell rajzolni és kiszámolni az adatait! Ezután a kritikus úton lévő minimális költségnövekedéssel járó tevékenységek lefutási idejét kell

csökkenteni. Ezeket a lépéseket egy táblázatban kell összefoglalni: Lépések Csökkentett Csökkentés Egységnyi Összes Összes Teljes száma tevékenységek költségköltségköltség projektidő növekedés növekedés 0 42000 19 1 (1,2) 1 100 100 42100 18 2 (1,2)+(1,3) 1 100+200 300 42400 17 3 (4,5) 1 650 650 43050 16 4 (3,4)+(2,4) 1 500+300 800 43850 15 Egy lépésben csak annyit lehet csökkenteni, amennyire a kritikus úton (utakon) lévő tevékenységet (tevékenységeket) csökkenteni lehet, valamint az alternatív úton lévő tevékenységek tartalékidői a csökkentésre módot adnak. Ha az alternatív úton lévő tevékenység teljes tartalékideje nullára csökken, akkor azon tevékenység is a továbbiakban kritikus úton lévő tevékenység lesz. A csökkentést addig lehet folytatni, ameddig nem találunk olyan kritikus utat, amelyen lévő tevékenységek tovább már nem csökkenthetők. 17 Erőforrás allokáció ERALL-modellel: Célja az, hogy az

átfutási időt nem növelve, a kapacitáskorlátot nem túllépve a nem kritikus úton lévő tevékenységeket a tartalékidejükön belül mozgassuk el úgy, hogy az erőforrás terhelési diagram a kapacitás korlátot minden pontjában kielégítse. Ezt pl egy simítási eljárással valósíthatjuk meg, mely egy heurisztikus eljárás. Ezzel a módszerrel, ha létezik a feladatnak egy megengedett megoldása, azt megtalálja. Tevékenység jele (1,2) (1,3) (2,4) (3,5) (3,6) (4,6) (5,6) (5,7) (6,8) (6,9) (7,8) (8,9) Erőforrás-szükséglet 8 5 4 3 8 4 0 5 6 7 2 7 Lefutási idő 4 7 9 8 13 5 0 6 20 19 7 6 18 Miles 1947-ben kidolgozta új, sajátos elméletét, amelynek lényege, hogy tudatosan törekszik valamely termék funkcióinak és költségeinek együttes vizsgálatára. A módszert értékelemzésnek nevezte el. Az értékelemzést problémamegoldásra kell alkalmazni Az értékelemzés munkafázisai: Fázisok ELŐKÉSZÍTŐ INFORMÁCIÓ ALKOTÓ KIÉRTÉKELŐ

TERVEZŐ VÉGREHAJTÁSI BESZÁMOLÁSI Tevékenységek Témaválasztás. Célkitűzés. Team összeállítása. Munkaterv készítése. Tényállapot feltárása. Funkcióelemzés. Megoldásváltozatok feltárása. Minden elképzelhető megoldás keresése. Megoldásváltozatok kidolgozása. Megoldásváltozatok részletes, műszaki kidolgozása A kidolgozott tervek gyakorlati bevezetése. A gyakorlati bevezetés értékelése, pótlólagos intézkedések (ha szükséges) megtétele. Adaptálhatóság vizsgálata. Miles-i tanácsok: 1. Kerüljük az általánosításokat! 2. Szerezzük meg minden hozzáférhető költségadatot! 19 3. Csak a legjobb forrásból származó információt használjunk fel! 4. Bontsuk elemeire, találjunk fel hozzá valami újat, tökéletesítsük! 5. Használjuk fel a meglévő alkotóképességünket! 6. Az akadályokat tárjuk fel és győzzük le! 7. Alkalmazzunk szakértőket, tanácsadókat szakismereteink bővítésére! 8. Értékeljük a

főbb tűréseket dollárban! 9. Használjuk fel a szállítók rendelkezésére álló funkcionális termékeit! 10. Hasznosítsuk és fizessük meg a szállítók szakismeretét és tapasztalatát! 11. Alkalmazzunk speciális gyártási eljárásokat 12. Használjuk az alkalmazható szabványokat! 13. Alkalmazzuk ezt a kritériumot: „Kiadnám-e ezen a módon a saját pénzemet?”! 20